Mettre un appel en garde
La mise en garde permet de mettre un appel en attente dans une zone virtuelle partagée, puis de le récupérer depuis n'importe quel poste téléphonique.
Fonctionnement de la mise en garde (call parking)
La mise en garde est utile dans les situations suivantes :
- Transférer un appel vers un autre département sans savoir quel poste répondra
- Mettre un appel en attente pendant que vous vous déplacez vers un autre bureau
- Permettre à plusieurs personnes de prendre en charge un appel mis en garde
Extensions de mise en garde
Les numéros d'extensions ci-dessous sont des exemples. Vos extensions de mise en garde réelles sont configurées via l'interface web et peuvent varier selon votre configuration.
| Extension (exemple) | Fonction | Description |
|---|---|---|
70 | Extension de mise en garde principale | Extension vers laquelle transférer les appels pour les mettre en garde |
71-75 | Places de mise en garde individuelles | Extensions spécifiques où les appels sont effectivement mis en garde |
Procédure de mise en garde d'appel
1. Mettre un appel en garde
- Pendant un appel actif, utilisez la fonction de transfert de votre téléphone
- Transférez l'appel vers l'extension de mise en garde principale configurée pour votre système (ex:
70) - Le système placera automatiquement l'appel dans la première place de mise en garde disponible (ex:
71,72,73,74ou75) - Notez le numéro de la place de mise en garde où l'appel a été déposé
- L'appelant entendra la musique d'attente configurée
2. Récupérer un appel en garde
- Composez directement le numéro de la place de mise en garde où l'appel se trouve
- Exemple : Si l'appel est dans la place de mise en garde 73, composez
73 - L'appel sera immédiatement connecté à votre poste
Transfert d'appel vs touches BLF pour la mise en garde
Utilisation des transferts d'appel (méthode de base)
Vous pouvez utiliser les transferts d'appel standards pour mettre des appels en garde et les récupérer :
Pour mettre en garde :
- Utilisez la fonction de transfert de votre téléphone
- Transférez vers l'extension de mise en garde principale (ex:
70)
Pour récupérer :
- Composez directement le numéro de la place de mise en garde (ex:
73) - Ou utilisez le transfert pour récupérer l'appel depuis la place de mise en garde
Utilisation des touches BLF (méthode recommandée)
Il est généralement préférable de configurer des touches de fonction BLF sur vos appareils plutôt que d'utiliser les transferts d'appel manuels.
Avantages des touches BLF :
- Retour visuel immédiat : Les touches s'allument lorsqu'un appel est en garde, vous n'avez pas besoin de deviner quelle place est utilisée
- Récupération en un seul clic : Appuyez simplement sur la touche BLF allumée pour récupérer l'appel
- État en temps réel : Voyez instantanément quelles places sont libres ou occupées
- Gestion multiple : Surveillez plusieurs places de mise en garde simultanément
- Réduction des erreurs : Pas besoin de mémoriser ou de noter les numéros de place
Configuration des touches BLF :
- La configuration peut se faire via l'interface web d'administration
Quand utiliser chaque méthode :
- Toujours privilégier les BLF pour une utilisation quotidienne
- Transferts manuels comme solution de secours si les touches BLF ne sont pas disponibles
- Transferts utiles pour les utilisateurs de softphones ou les appareils sans touches programmables
Configuration des places de mise en garde
Toutes les extensions de mise en garde sont configurées via l'interface web de gestion. Les numéros ci-dessous sont des exemples et peuvent être adaptés selon vos besoins :
| Extension de mise en garde (exemple) | Places de mise en garde associées (exemple) | Description |
|---|---|---|
70 | 71, 72, 73, 74, 75 | Mise en garde principale - 5 places disponibles |
80 | 81, 82, 83, 84 | Mise en garde support technique - 4 places |
90 | 91, 92, 93 | Mise en garde service commercial - 3 places |
Important : Les numéros d'extensions, le nombre de places et leurs associations sont entièrement configurables via l'interface web d'administration. Consultez votre administrateur pour connaître les extensions spécifiques à votre système.
Configuration et limitations
Musique d'attente
- Configuration : La musique d'attente est configurée via l'interface web
- Personnalisation : Différentes musiques peuvent être configurées pour chaque extension de mise en garde
Durée de garde
- Par défaut : Aucune limite de temps n'est configurée par défaut
- Configuration optionnelle : Un temps d'attente maximum peut être configuré via l'interface web
- Comportement : Si configuré, l'appel retournera à son origine après le délai dépassé
Limites système
- Nombre de places : Défini par la configuration dans l'interface web
- Appels simultanés : Limité par le nombre de places de mise en garde configurées
- Écoute simultanée : Un seul utilisateur peut récupérer un appel en garde à la fois
Résolution de problèmes
Problèmes courants
| Problème | Solution |
|---|---|
| Le transfert vers l'extension de mise en garde ne fonctionne pas | Vérifiez que vous utilisez bien la fonction de transfert de votre téléphone et que l'extension de mise en garde configurée existe |
| Toutes les places sont occupées | Attendez qu'une place se libère ou utilisez une autre extension de mise en garde si configurée |
Comportements attendus
- Musique d'attente : L'appelant entend la musique configurée pendant toute la durée de la garde
- Pas de retour automatique par défaut : Les appels restent en garde indéfiniment sauf si configuré autrement
Pour les administrateurs
Cette section couvre l'utilisation utilisateur. Pour la configuration technique de la mise en garde, la gestion des extensions personnalisées, et l'intégration avec les groupes d'appels, veuillez consulter la documentation d'administration web.