Hot desking

Le code *39 permet de se connecter à un poste physique avec son propre profil utilisateur. Cette fonctionnalité est utile dans les environnements où plusieurs utilisateurs partagent les mêmes postes téléphoniques (bureaux partagés, espaces de travail flexibles, etc.).

Utilisation

Il existe deux façons d'utiliser le hot desking :

Connexion guidée

1. Composez *39 sur le poste physique
2. Si un mot de passe est configuré sur l'appareil, entrez-le lorsque demandé
3. Entrez le numéro de poste de l'utilisateur cible lorsque demandé
4. Si l'utilisateur cible possède plusieurs lignes, sélectionnez la ligne souhaitée
5. Confirmez la connexion en appuyant sur 1
6. Le système réassigne le poste à l'utilisateur cible

Connexion directe

1. Composez *39 suivi immédiatement du numéro de poste (ex : *39201)
2. Si un mot de passe est configuré sur l'appareil, entrez-le lorsque demandé
3. Si l'utilisateur cible possède plusieurs lignes, sélectionnez la ligne souhaitée
4. Confirmez la connexion en appuyant sur 1
5. Le système réassigne le poste à l'utilisateur cible

astuce

La connexion directe (*39 + poste) est plus rapide car elle évite l'étape de saisie du numéro de poste.

Déroulement détaillé

Le processus de hot desking suit les étapes suivantes :

1. Vérification de l'appareil

Le système vérifie que le hot desking est autorisé sur l'appareil utilisé. Si la fonctionnalité n'est pas activée sur l'appareil, un message audio vous en informe et l'opération est annulée.

2. Authentification (optionnelle)

Si un mot de passe de hot desking est configuré sur l'appareil, le système vous demande de le saisir. Vous disposez de 3 tentatives pour entrer le bon mot de passe. Après 3 échecs, l'opération est annulée.

3. Saisie du poste cible

• En connexion directe (*39<poste>), le poste est automatiquement extrait du numéro composé.
• En connexion guidée (*39), le système vous demande de saisir le numéro de poste de l'utilisateur vers lequel vous souhaitez basculer.

4. Validation de l'utilisateur

Le système vérifie que :

• L'extension saisie correspond à un utilisateur existant dans le système
• L'utilisateur d'origine et l'utilisateur cible sont tous deux autorisés à utiliser le hot desking sur cet appareil

Si l'utilisateur n'est pas trouvé ou n'est pas autorisé, un message audio vous en informe.

5. Sélection de la ligne

Si l'utilisateur cible possède plusieurs lignes téléphoniques, le système vous invite à sélectionner la ligne à utiliser. Si une seule ligne est disponible, elle est automatiquement sélectionnée.

6. Confirmation

Le système vous demande de confirmer la réassignation en appuyant sur 1. Toute autre touche annule l'opération.

7. Réassignation

Le poste physique est réassigné pour utiliser la ligne de l'utilisateur cible. Un message audio vous confirme le succès ou l'échec de l'opération.

Comportement des appareils

attention

Le hot desking peut entraîner un redémarrage des appareils impliqués dans la réassignation. Si l'utilisateur cible possède déjà un appareil assigné à la ligne demandée, les appareils seront échangés entre les deux utilisateurs. Assurez-vous qu'aucun appel n'est en cours sur les appareils concernés avant de procéder.

Configuration requise

• Le hot desking doit être activé sur l'appareil physique par votre administrateur
• Un mot de passe de hot desking peut être configuré sur l'appareil pour sécuriser l'accès
• Les utilisateurs autorisés peuvent être restreints au niveau de l'appareil
• L'utilisateur cible doit posséder au moins une ligne téléphonique configurée

Cas d'usage recommandés

• Bureaux partagés : Les employés se connectent à leur profil sur le poste disponible en arrivant au bureau
• Espaces de travail flexibles : Les utilisateurs nomades se connectent temporairement sur n'importe quel poste autorisé
• Équipes en rotation : Les agents partagent les mêmes postes entre différents quarts de travail