Suivi d'appels

Le suivi d'appels permet de faire sonner vos appels entrants sur les appareils de plusieurs autres utilisateurs en plus de vos propres appareils. Cette fonctionnalité est idéale pour la couverture d'équipe et le partage de lignes. Plusieurs codes sont disponibles pour gérer cette fonctionnalité :

*16 — Activation/Désactivation du suivi d'appels

Active ou désactive rapidement le suivi d'appels si des postes sont déjà configurés.

Utilisation :

1. Composez *16 sur votre téléphone
2. Le système vous informe de l'état actuel (activé/désactivé)
3. Le suivi bascule automatiquement entre activé et désactivé

Note : Des postes de suivi doivent être configurés au préalable via *19 ou l'interface web.

*17-poste — Administration du suivi d'appels

Permet à un administrateur ou superviseur d'accéder au menu de gestion du suivi d'appels d'un autre poste.

Utilisation :

1. Composez *17 suivi du numéro de poste (ex: *172001)
2. Suivez les instructions vocales du menu

Options disponibles :

• Ajouter un poste de suivi
• Supprimer un poste de suivi
• Supprimer tous les postes de suivi
• Activer/désactiver le suivi pour ce poste
• Lister les postes de suivi

*18 — État du suivi d'appels

Permet de consulter rapidement quels postes sont configurés pour le suivi d'appels.

Utilisation :

1. Composez *18
2. Vous entendez si le suivi est actuellement activé ou désactivé
3. Le système énonce la liste des postes configurés

*19 — Gestion du suivi d'appels

Permet d'accéder au menu complet de gestion du suivi d'appels pour votre propre poste.

Utilisation :

1. Composez *19
2. Suivez les instructions du menu vocal interactif

Options disponibles dans le menu :

• Option 1 : Ajouter un nouveau poste de suivi
  • Composez le numéro de poste d'un collègue (ex: 2050) ou un numéro externe
  • Confirmez l'ajout
• Option 2 : Supprimer un poste existant
  • Le système énonce les postes configurés
  • Sélectionnez le poste à retirer
• Option 3 : Supprimer tous les postes
• Option 4 : Lister les postes configurés
• Option 5 : Activer/Désactiver le suivi
  • Équivalent à *16

Types de numéros supportés :

• Postes internes (ex: 2050, 1001) - Recommandé
• Numéros externes (mobiles, lignes résidentielles) - Possible avec limitations

Avertissements importants - Suivi d'appels vers numéros externes

Ces avertissements concernent uniquement les numéros externes (mobiles, lignes résidentielles). Les postes internes ne sont pas affectés.

Problème 1 : Messagerie vocale du téléphone externe

Si vous incluez un numéro externe ayant une messagerie vocale dans votre suivi d'appels :

• Si vous refusez l'appel (bouton rouge, glisser pour refuser) : L'appel sera immédiatement envoyé à la messagerie vocale de ce téléphone, et non à votre messagerie vocale du système téléphonique
• Si le temps de sonnerie est trop court : Si le téléphone externe a un temps de sonnerie plus court que votre système téléphonique, l'appel sera capturé par la messagerie vocale de ce téléphone au lieu de votre messagerie vocale du système téléphonique ou destination alternative

Solution :

• Ignorez l'appel au lieu de le refuser si vous ne voulez pas répondre (laissez simplement sonner)
• Désactivez la messagerie vocale sur le téléphone externe utilisé
• Ou configurez un temps de sonnerie très long (30+ secondes) sur ce téléphone

Problème 2 : Utilisation de ligne système

IMPORTANT : Lorsque votre suivi d'appels inclut des numéros externes, cela utilise une ligne téléphonique de votre système téléphonique pour toute la durée de l'appel.

Conséquences :

• Si votre entreprise a un nombre limité de lignes, le suivi vers des numéros externes occupe une de ces lignes
• Pendant que vous êtes en communication via un numéro externe, cette ligne n'est pas disponible pour d'autres utilisateurs
• Si toutes les lignes sont occupées, d'autres utilisateurs ne pourront pas passer d'appels
• Cela peut bloquer les opérations téléphoniques de votre entreprise

Recommandations :

• Privilégiez l'utilisation de softphones plutôt que le suivi vers des numéros externes
• Les softphones n'utilisent pas de ligne système
• Si vous devez utiliser le suivi vers des numéros externes, soyez conscient de l'impact sur les autres utilisateurs
• Demandez à votre administrateur combien de lignes sont disponibles dans votre système

Exemples de configuration :

Configuration pour couverture individuelle (poste interne) :

1. Composez *19
2. Option 1 : Ajouter un poste
3. Entrez 2050 (poste de votre collègue)
4. Confirmez l'ajout
5. Les appels sonnent maintenant sur vos appareils ET sur les appareils de votre collègue

Configuration pour mobilité (numéro externe - avec limitations) :

1. Composez *19
2. Option 1 : Ajouter un poste
3. Entrez 4505552222 (votre mobile)
4. Confirmez l'ajout
5. Les appels sonneront sur vos appareils ET sur votre mobile
⚠️  Consultez les avertissements ci-dessus pour les numéros externes

Usage recommandé

Cas d'utilisation idéaux

Le suivi d'appels est particulièrement utile pour :

• Support temporaire : Faire sonner vos appels chez un collègue (poste interne) pendant que vous êtes occupé
• Lignes de service : Partager la responsabilité d'une ligne de service client ou support (postes internes)
• Équipes de garde : Permettre à tous les membres de l'équipe (postes internes) de recevoir les appels urgents

Bonnes pratiques

• ✓ Pour les postes internes : Coordonnez avec vos collègues avant d'ajouter leurs postes
• ✓ Gardez votre liste à jour en retirant les anciens postes
• ✓ Utilisez *16 pour activer/désactiver selon les besoins
• ✓ Vérifiez régulièrement avec *18 quels postes sont configurés
• ✓ Pour les numéros externes : Soyez conscient des limitations et de l'impact sur les lignes système
• ✓ Privilégiez toujours les postes internes lorsque possible

Alternative recommandée pour la mobilité

Pour recevoir vos appels sur votre téléphone mobile :

🎯 Solution recommandée - Softphone mobile :

• Privilégiez l'utilisation d'un softphone mobile avec connexion internet
• Les softphones s'intègrent directement au système professionnel
• Tous vos appareils sonnent automatiquement sans configuration complexe
• Aucune utilisation de ligne système pendant les appels
• Fonctionnalités avancées disponibles (transfert, conférence, etc.)
• Contactez votre administrateur pour obtenir un softphone

⚠️ Solution alternative - Numéro externe :

• Possible via le suivi d'appels vers votre mobile
• Consultez impérativement les avertissements ci-dessus avant de configurer
• Utilise une ligne système pendant toute la durée des appels
• Peut affecter les autres utilisateurs de l'entreprise

Pour plus d'informations sur les softphones et autres options de mobilité, consultez le guide Opérations courantes.